開(kāi)會(huì)是一個(gè)很重要的能力，除了參與會(huì)議，主持會(huì)議的能力更是關(guān)鍵，影響整個(gè)會(huì)議的運(yùn)作與實(shí)質(zhì)效益。既然大家花了時(shí)間開(kāi)會(huì)，自然希望討論事項(xiàng)能透過(guò)會(huì)議獲得有效的解決；一個(gè)失序、缺乏條理的會(huì)議，只是浪費(fèi)大家的時(shí)間與公司的資源成本。
因此主席是會(huì)議中的靈魂人物，公司里的每一個(gè)人都應(yīng)該輪流練習(xí)主持會(huì)議，藉此學(xué)習(xí)掌握時(shí)間、管理有效的議程討論、并獲致結(jié)果、減少?zèng)_突。
座位安排學(xué)問(wèn)大
首先，會(huì)議席次的安排便是一門(mén)大學(xué)問(wèn)，雖然這通常得仰賴(lài)幕僚，但主席更應(yīng)深諳此間的道理。如果幕僚對(duì)會(huì)議的內(nèi)容與公司人事?tīng)顩r了解的話(huà)，透過(guò)安排議程與座次，便能化解掉原先可預(yù)見(jiàn)的沖突。
例如，主席的右手邊或正對(duì)面，通常會(huì)安排其最常咨詢(xún)、且溝通無(wú)阻的同仁，這個(gè)人必須能維持公正客觀，同時(shí)勇于提醒主席應(yīng)注意事項(xiàng)，以利會(huì)議進(jìn)行。
為了不讓會(huì)議的權(quán)力偏重一方，主管們不宜坐在一起，各部門(mén)主管與部屬最好穿插著坐，同部門(mén)的主管與部屬不要坐隔壁，而應(yīng)坐斜對(duì)面，部屬才能暢所欲言。不過(guò)，欲協(xié)助主管開(kāi)會(huì)的部屬，則可以坐在主管右手邊以便備詢(xún)。
重要的是，老板座位旁邊最好安排一個(gè)敢言的人，才不會(huì)讓老板主導(dǎo)會(huì)議，而部屬卻總是沉默。
另外，也可以用座位的布置來(lái)調(diào)節(jié)一些可預(yù)見(jiàn)的沖突；例如，不要安排原本就針?shù)h相對(duì)的同仁，直接面對(duì)面地坐著開(kāi)會(huì)，而可安排他們坐較遠(yuǎn)的斜對(duì)面、或坐成L型，中間隔幾位能緩沖兩位歧見(jiàn)的同事。
所以比較好的會(huì)議桌，確實(shí)是圓形或橢圓形的，方桌會(huì)給人談判、好象戰(zhàn)場(chǎng)的感覺(jué)。
而在會(huì)議進(jìn)行中，若出現(xiàn)與會(huì)者發(fā)言離題或是交頭接耳的情況，主席應(yīng)該禮貌地提醒與會(huì)者，因時(shí)間有限，請(qǐng)回到正題或集中精神；若是主席自身發(fā)言離題，則有賴(lài)與會(huì)者的會(huì)議管理能力，提醒主席回到正題。
另外在階級(jí)分明的組織中，主席必須要能引導(dǎo)、邀約每個(gè)人發(fā)言。如果有少數(shù)人的意見(jiàn)過(guò)于踴躍，似乎壟斷了會(huì)議的發(fā)言權(quán)，主席可以表示，希望征求新的意見(jiàn)，請(qǐng)其它沒(méi)有發(fā)表意見(jiàn)的人輪流發(fā)言；輪流發(fā)言使每個(gè)人都有表達(dá)的機(jī)會(huì)，而且對(duì)事不對(duì)人，壟斷發(fā)言者也不會(huì)覺(jué)得不舒服。
謹(jǐn)守中立原則
若會(huì)議中發(fā)生沖突，主席必須非常敏銳，最重要的原則便是中立，唯有中立才能保持客觀，引導(dǎo)大家做意見(jiàn)之爭(zhēng)，而非人與人之爭(zhēng)。有一句話(huà)說(shuō)得很好：人與人的競(jìng)爭(zhēng)是毀滅性的，但是意念與意念的競(jìng)爭(zhēng)是建設(shè)性。就事不就人，出了會(huì)場(chǎng)，會(huì)議中的一切意見(jiàn)之爭(zhēng)不會(huì)帶有任何殺傷力。所以當(dāng)沖突發(fā)生，主席必須提醒每個(gè)人就事而論，別做人身攻擊。
具爭(zhēng)議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席應(yīng)先請(qǐng)大家討論其它議案，緩和氣氛后再討論，或者將該議案盡快擇日再議。
但是在此次的會(huì)議結(jié)束前，應(yīng)討論大家散會(huì)后的準(zhǔn)備工作；例如，請(qǐng)意見(jiàn)不同的兩方，準(zhǔn)備齊全的相關(guān)資料，以便于下次會(huì)議中提出討論。而不是將棘手的議案擱置、延后再議，大家卻仍然沒(méi)有準(zhǔn)備、兩手空空地參加下次會(huì)議，又是一場(chǎng)從零開(kāi)始的爭(zhēng)議，吵鬧不休，永遠(yuǎn)沒(méi)有辦法解決問(wèn)題、獲致結(jié)論。
所以散會(huì)的條件是，清楚擬定下次的議程或方向，而且時(shí)間必須盡快且經(jīng)大家同意。
只要每個(gè)人都具備參加會(huì)議或主持會(huì)議的能力，充分地投入議程，自然較愿意為自己在會(huì)議中的承諾或決策負(fù)起責(zé)任，一切決策的執(zhí)行才會(huì)真正落實(shí)。
(來(lái)源：臺(tái)灣《CHEERS雜志》 文：葉微微、林孟儀）
